为加强对四川西南交通大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，进一步规范基金会档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合基金会实际情况，制定本制度。

第一章 总则

第一条 本制度所称的档案是指基金会在成立、筹资、运作、管理等各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料记录。

第二条 基金会的档案由基金会秘书处负责收集、整理和保管。归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理、立卷、归档材料应妥善管理，不得丢失、损毁和泄密。

第三条 基金会的档案资料包括：文书档案资料、项目档案资料和会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料的立卷归档工作由基金会秘书处指定专人负责，会计档案资料的立卷归档工作由会计人员负责。

第二章 归档范围

第四条 文书档案资料是指基金会成立、上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

（二）登记管理机关和业务主管部门下发的有关文件和基金会向登记管理机关和业务主管部门提出的重大事项报告；

（三）基金会的章程和各项管理制度以及基金会的计划、总结、年度工作报告、各种会议纪要及相关资料；

（四）基金会年检评估、考核、评优资料；

（五）基金会理事，工作人员和志愿者名册；

（六）基金会工作人员的聘用、待遇、考核、奖惩及辞退等人事材料；

（七）基金会筹资、宣传活动的文字、影音材料；

（八）基金会的历史沿革、大事记，反映重要活动事件的剪报、声像材料等；

（九）其他具有保存价值的文件资料。

第五条 项目档案资料是指基金会在捐赠项目管理过程中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）基金会与捐赠人、受益人签订的捐赠协议，以及与捐赠协议有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等；

（二）与项目执行相关的可行性报告、立项申请书、项目管理办法、项目预算表、项目执行表、项目信息变更申请表、项目总结等；

（三）项目执行中或项目执行完毕后向社会公众公开的材料。

第六条 会计档案资料分为会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，采用电子计算机进行会计核算，除进行服务器备份保存外，应当保存打印出的纸质会计档案。其归档范围包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

（三）财务报告类：月、季、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三章 档案保管期限

第七条 文书档案资料和项目档案资料长期保存，会计档案资料保管期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。

第八条 会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起，其他档案自形成时开始算起。

第四章 归档管理

第九条 所有档案按类别、时间先后顺序编号归档，按年进行整理装订方便查阅。

第十条 基金会秘书处定期进行档案的清理核对工作。对已无保存价值的档案材料列出清单报领导审批后集中组织销毁。

第十一条 基金会会计档案资料整理装订成册后，根据档案管理要求定期移交学校档案馆保管。

第十二条 档案不得借出、如有特殊需要，由有需要的单位或部门提出申请，经基金会领导批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。

第十三条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:

（一）严格遵守保密纪律；

（二）不得擅自向他人传播档案内容；

（三）不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第十四条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十五条 档案移交、销毁必须填写档案移交清册、档案销毁清册，认真履行移交、销毁手续。

第五章 附则

第十六条 本制度由基金会理事会负责解释。

第十七条 本制度经基金会2025年12月30日第四届第十一次理事会审议通过后生效，原《四川西南交通大学教育基金会档案管理制度》同时废止。