第一章 总则

第一条 为加强对四川西南交通大学教育基金会（以下简称“基金会”）秘书处的监督管理，进一步规范内部运转和工作流程，提高执行效率和质量，根据《基金会管理条例》、《四川西南交通大学教育基金会章程》等规定，结合基金会实际情况，制定本制度。

第二条 基金会秘书处是贯彻执行理事会决议的执行机构。

第二章 组织架构与岗位职责

第三条 基金会秘书处负责基金会的日常运行、组织建设、财务项目管理，并拟定年度计划、发展规划等工作以及业务活动开展、宣传、维权等。

第四条 秘书长是基金会秘书处负责人，秘书长在理事长的领导下开展工作，根据章程规定行使下列职权：

（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议；

（二）组织实施基金会年度公益活动计划；

（三）拟订资金的捐赠、管理和使用计划；

（四）拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；

（五）协调各机构开展工作；

（六）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；

（七）提议聘任或解聘各执行机构主要负责人，由理事会决定；

（八）决定各执行机构专职工作人员聘用；

（九）提请理事会调整、增补因工作变动的职务兼职理事；

（十）章程和理事会赋予的其他职权。

第五条 副秘书长在秘书长的领导下，协助秘书长开展工作，履行下列职责：

（一）协助秘书长开展基金会秘书处日常工作，具体组织实施理事会决议；

（二）协助秘书长组织实施基金会年度工作计划，负责相关环节的推进与协调；

（三）协助秘书长协调各执行机构开展工作；

（四）协助秘书长开展对外沟通与联络工作；

（五）完成秘书长交办的其他工作任务，确保秘书处各项工作高效运转；

第六条 根据理事会的决议和决定，基金会秘书长向秘书处下达工作指令，组织开展相关工作并进行检查监督。

第七条 基金会秘书处定期向理事会汇报工作。应严格执行理事会的决议决定，违反法律法规政策和基金会组织章程规定的除外。

第八条 基金会理事会应努力为秘书处创造良好的工作条件，满足秘书长的合理工作要求，维护秘书长和秘书处全体工作人员的尊严和合法权益。

第九条 基金会秘书长和秘书处全体工作人员要主动接受监督管理，尽力改进工作，提升服务质量。

第十条 秘书处下设资源拓展部、项目管理部、综合部、财务部，其主要职责划分如下：

（一）资源拓展部：负责拟定基金会发展战略、工作规划与年度计划；负责基金会核心规章制度建设与完善；负责捐赠市场的开拓、捐赠人关系维护及捐赠协议的起草与管理工作；负责基金会信息化建设、对外宣传、品牌建设及重要活动的策划组织；负责基金会的对外联络与来访接待工作。

（二）项目管理部：负责捐赠项目的立项、全过程管理与监督，确保项目按协议实施；负责捐赠项目信息的收集、整理与归档，建立并完善项目档案；负责捐赠项目的策划、总结与绩效评估；负责捐赠配比资金的具体申报与核查工作；负责基金会固定资产的实物管理工作。

（三）综合部：负责基金会日常综合性行政事务、文书档案管理及内部协调；负责基金会办公用品采购、捐赠纪念品管理及后勤保障；负责完成年检、信息公开工作的信息填报与材料准备；负责基金会宣传文案的撰写与信息发布；负责基金会志愿者的培训与管理工作。

（四）财务部：负责基金会日常资金的收付监管、会计核算、预算决算等财务管理工作；负责编制及管理会计凭证、财务报表、报告等财务档案；负责基金会年度审计、项目专项审计的组织与对接工作；负责执行基金会的投资理财活动，确保资金安全与保值增值。

第三章 工作守则与纪律要求

第十一条 秘书处全体工作人员应遵守以下基本工作守则：

（一）遵守国家法律法规、基金会章程及各项内部规章制度。

（二）恪守职业道德，秉持公益宗旨，诚实守信，勤勉尽责。

（三）维护基金会声誉和利益，不得从事任何有损基金会形象和利益的活动。

（四）坚持规范运作，确保工作质量，提高工作效率。

（五）树立服务意识，积极沟通协作，营造和谐工作氛围。

（六）保守工作秘密，未经批准不得擅自泄露基金会未公开的信息、资料及内部工作情况。

第十二条 秘书处全体工作人员须严格遵守以下纪律要求：

（一）考勤纪律：遵守基金会规定的作息时间，按时到岗，不迟到、不早退、不无故旷工。严格执行请销假制度。

（二）工作纪律：服从工作安排，认真履行岗位职责，按时完成工作任务。工作期间不做与工作无关之事。保持办公环境整洁有序。

（三）廉洁自律：严格遵守廉洁从业规定。在捐赠募集、项目管理、资金使用、对外交往等活动中，不得利用职务之便谋取任何不正当利益。不得接受可能影响公正执行公务的礼品、宴请或活动安排。

（四）保密义务：对在工作中知悉的国家秘密、捐赠人信息、受助人隐私、未公开的财务数据、决策过程、谈判内容及其他应当保密的信息负有保密责任，离岗后仍应继续履行该义务。

第四章 附则

第十三条 本制度未尽事宜，遵照国家有关法律法规、基金会章程及基金会其他专项管理制度执行。

第十四条 本制度由基金会秘书处负责解释。

第十五条 本办法自四川西南交通大学教育基金会2025年12月30日第四届理事会第十一次会议审议通过后施行。