第一章 总 则
第一条 为规范西南交通大学教育基金会（以下简称“基金会”）印章和证书的管理，确保安全、合规使用，根据《基金会管理条例》、《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》及国家相关法律法规，制定本制度。
第二条 本制度所称印章包括基金会公章、发票专用章、法定代表人章、财务专用章等具有法律效力的印章；所称证书为法人登记证书。
第三条 本制度适用于基金会秘书处对印章和证书的刻制、申领、启用、使用、保管、更换、废止等全过程管理。
第二章 印章的刻制、启用、废止
第四条 因工作需要刻制印章，须按照上级管理部门的相关规定办理，由秘书处提出申请，经秘书长审核、理事长批准后，依规向公安机关指定的单位刻制。印章刻制须严格控制，由秘书处统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。印章刻制完成后，向登记管理机关和有关主管部门办理备案手续，方可正式启用。
第五条 印章名称变更等原因需要更换时，应按照第四条规定重新履行刻制审批程序。
第六条 废止的印章应及时停止使用。由保管人按照上级管理部门的相关规定办理，经秘书长审核、理事长批准后，向原备案机关办理注销手续。
第七条 印章遗失，保管人须立即向秘书处报告，并立即向公安机关报案，同时在市级以上公开发行的报刊上声明作废。凭报案证明和登报声明，按程序向上级管理部门申请重新刻制。
第三章 变更与补办
第八条 证书登记信息发生变更时，秘书处应及时向有关主管部门申请办理变更手续。证书到期后，应及时更换新证。
第九条 证书遗失，保管人须立即向秘书处报告。由秘书处负责在市级以上公开发行的报刊上声明作旧证作废，并凭登报声明及相关材料向发证机关申请补办。
第四章 印章与证书使用管理
第十一条 基金会的印章和证书原件由秘书处指定专人分别保管。所有印章与证书保管人员工作变动时，均须办理严格的交接手续，确保管理责任连续、清晰。
第十二条 基金会印章使用范围：
（一）以基金会名义发送各种公文、文书、报表；
（二）以基金会名义签订合同、协议书等；
（三）基金会办理财务事项；
（四）基金会颁发的各种证书、聘书、奖状、通知书等；
（五）各类需经基金会批准的申请表、申报材料；
（六）以基金会名义对外开具的各种证明；
（七）其他须用印章的文本。
第十三条 基金会印章使用程序：
（一）公章使用：公章应严格执行用印登记手续，经办人须填写《西南交通大学教育基金会公章使用登记表》。各类公文、报表、合同、支款申请等需要法定代表人或秘书长批准的文本，经法定代表人或秘书长签名后可直接加盖公章。基金会业务部门在常规业务中的用印，如项目立项、常规捐赠证书等，经秘书长一次性签批后，可由印章保管人在授权施印范围内自行加盖。
（二）财务专用章使用：基金会财务专用章主要用于办理银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴的业务。基金会财务部常规业务在获得秘书长一次性签批后，可由保管人在授权施印范围内自行加盖，无需办理其他手续。基金会其他部门人员因业务要求需加盖财务专用章时，必须先办理用印申请手续。
（三）发票专用章使用：基金会发票专用章仅限于在捐赠发票等相关票据上施印。
（四）基金会法人章使用：基金会法人章主要用于银行预留印鉴、重大合同签署及法律规定的其他重要文件。每次用印经办人需填写《西南交通大学教育基金会法人章使用登记表》。
第十四条 使用印章时，盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。
第十五条 任何人员不得伪造、涂改、出租、出借、转让、盗用基金会印章或证书。所有印章与证书的使用必须严格履行审批手续，严禁未经批准或超越授权范围使用；所有印章与证书必须由指定保管人妥善保管，严禁交与非保管人员或在空白文件、凭证上用印。
第五章 附 则
第十六条 本制度由教育基金会秘书处负责解释。
第十七条 本制度自基金会2025年12月30日第四届理事会第十一次会议讨论通过后起施行。
